[25회] 직장내공 3 : 업무력편 1부

조우성 변호사의 인생내공 팟캐스트 25회 듣기

http://www.podbbang.com/ch/12612?e=22166401

▶ Issue 1 : 강점 극대화 약점 적절히 보완

세계적인 스포츠 매니지먼트 회사인 IMG의 설립자이자 뛰어난 컨설턴트인 마크 맥코맥은 자신의 저서 "하버드 MBA에서도 가르쳐 주지 않는 것들"이라는 책에서 다음과 같이 설명한다.

"미국의 중위권 프로테니스 선수가 대학에서 하는 경기와 프로 리그에서 하는 경기의 차이점을 비교해서 말한 적이 있다. 그가 말한 요지는 대학에서는 기술을 어느 정도 습득하고 다른 선수의 약점을 파악하면 웬만큼 승리할 수 있지만, 프로세계에서는 자신의 약점보다 강점을 파악하는 것이 더 중요하다는 것이었다.

세계적인 테니스 스타였던 비요른 보그가 주요 테니스 선수권 대회에서 우승하기 시작했을 때 그가 지닌 몇 가지 강점이 드러났다. 그의 그라운드 스트로크, 순발력, 그리고 집중력은 10점 만점에 10점이었다. 그러나 서브가 약했다. 

하지만 비요른은 현명하게도 자신의 서브가 경기의 승부를 좌우할 결정적인 요소는 아니라는 것을 알고 있었다. 만약 그가 약한 서브를 고치는 데만 매달렸다면 아무 효과도 없었을 뿐더러 오히려 역효과를 낳았을 것이다. 그러나 비요른은 이 약점을 자신에게 불리하게 작용하지 않을 만큼만 향상시켰다."

사실 모든 면에서 뛰어난 만능재주꾼이 되기는 힘들다. 하지만 나의 강점과 약점이 무엇인지 정확하게 파악하고, 내 약점을 어떻게 보완할 것인지에 대한 합리적인 방책을 갖고 있다면 업무를 처리함에 있어서 실수를 줄일 수 있다.

내 경우, '전체적인 그림을 파악하는 일', '의뢰인을 설득하고 감정을 조절시키는 일'에는 강점이 있다고 자부할 만하다. 하지만 '집요하게 물고 늘어지는 일'이나 '자료들을 세세히 대조하고 따져보는 일'에는 쉽게 싫증을 내고 잘 몰두하지 못한다. 

일단 나에게 강점이 있는 부분은 그 능력을 최대한 발휘해야 한다.

다만 약점 부분에 대해서는 스스로에게 자꾸 주의를 준다. 

"넌 분명 더 파해칠 수 있는데 어느 순간 중단할 가능성이 커. 그리고 자료의 아주 디테일한 부분은 놓치기 쉬워."

자꾸 이런 식으로 주의를 주다보면 한 번이라도 더 자료를 보려고 노력하게 된다.

그리고 나의 부족할 부분을 보완해 줄만한 팀원(동료, 후배 변호사)과 함께 일을 처리한다. 하나의 프로젝트를 맡을 경우 자료 정리에 탁월하거나 끝까지 물고 늘어지는 속성을 갖춘 멤버를 프로젝트에 합류시킨다. 물론 그들은 내가 갖고 있는 강점 부분은 아무래도 나보다 취약하다. 하지만 팀플레이를 할 경우 각자 강한 부분을 맡아서 하게 되면 전체적으로는 탁월한 효과를 낼 수 있다.

"강점으로만 성과를 올릴 수 있다. 

사람은 자신의 강점으로만 성과를 올릴 수 있다. 사람은, 자신이 전혀 할 수 없는 어떤 것은 더 말할 것도 없고, 약점을 바탕으로 성과를 쌓아 올릴 수는 없다. 태생부터 직업이 거의 결정되어지던 옛날과는 달리 현재 사람들은 자신의 직업을 선택할 수 있다. 그러므로 그들은 자신의 강점을 알아야만 하고, 그를 통해 그들이 어디에 적합한지를 알아야 한다."

- 피터 드러커 - 

명심하자!!

1) 모든 부분에서 강점을 갖고 있다고 생각하는 것은 환상이다. 내게 약점이 있음을 인정하자.

2) 더 중요한 것은 그 약점이 무엇인지 스스로 정확히 깨닫는 것이다.

3) 약점이 있음을 스스로에게 항상 인지시키고, 나아가 그 약점을 보완할 만한 사람과 같이 협업을 통해 일을 처리하자.

실패리스트 작성

업무를 효율적으로 하기 위해 To Do List를 작성하는 것은 이제 습관화되었다. To Do List 의 이미 완료된 일들 목록을 정리하다보니 힘만쓰고 제대로 결실을 맺지 못한 일들이 많다는 것을 발견했다.

그래서 따로 정리해봤다.  이름하여 '실패 리스트' 

그동안 추진하다가 중간에 어그러진 일들, 또는 나의 판단착오로 시간만 낭비했던 일들의 목록과 그렇게 된 이유를. 

예를 들어 이런 식이다.

□ C사 프로젝트 : 첫 제안 이후 좀 더 치밀하고 타이트한 후속조치를 못해서 중간에 김이 빠져 버렸다.     

□ 김00 대표 사건 : 실무자와의 작은 마찰과 오해를 제 때 풀어내지 못해서 일을 키웠고, 결국 파국으로 치달았다. 빨리 대응했으면 하는 아쉬움이 남는다.     

□ 박00 팀장 프로젝트 : 사전에 충분한 판례 리서치 없이 무조건 될 거라고 낙관한 잘못이 있다. 공연히 큰 소리만 친 격이 되어 서로 민망해져 버렸다.     

□ 최00 교수 프로젝트 : 너무 마음이 앞섰다. 나라도 상대방이 그런 식으로 나오면 경계를 했을 것이다. 왜 그리 급했던가.      

적다보니 다시 속이 쓰렸다.  하지만 문제가 무엇인지 객관적으로 살필 수 있었기에 머리가 맑아지는 느낌이었다. 피터 드러커 교수는 이런 말을 했다.

시행착오를 경영하라. 시행착오는 누구나 할 수 있지만, 그것을 극복하는 것은 아무나 할 수 없다. 시행착오 속에서 교훈을 얻자.  실패 리스트 작성은 나의 '시행착오 경영' 방식이다. 

▶ Issue 2 : 기복 없음의 중요성

예전에 로펌 생활 2-3년차 때 선배들로부터 들었던 지적 1가지.

‘조변호사, 자넨 말야, 너무 기복이 심해. 어떤 일은 정말 끝내주게 처리하는데, 어떤 일은 수준미달이거든. 선배들 입장에서는 이렇게 기복이 심한 후배들과는 일하기가 아주 힘들어. 좀 처지더라도 일정한 수준을 유지해 주는 후배들과는 일할 때 예측 가능성이라는 것이 있는데 자네처럼 왔다 갔다 하면 선배들이 항상 긴장해야 하거든.’

돌이켜 생각해 보면, 내가 재밌어 하는 일은 상당한 집중력과 시간을 투자했고 그렇지 않은 일은 건성으로 처리했던 것 때문에 그런 지적을 받았던 것 같다.

일관되게 기복없이 일을 잘 처리한다는 것은 직장인이든 자영업자든 전문직이든 모두에게 필요한 덕목이리라.

오늘 영화평론 관련 책을 보다가 <밀양>의 이창동감독에 대해서 어느 평론가가 쓰신 글 중에

“이창동은 기복 없는 1급이고, <밀양>은 <인디아나 존스>와 같은 영화 30개와도 바꿀 수 없는 수작입니다. 그가 또 영화를 내면 무조건 보시기 바랍니다”

라는 구절을 읽으면서, 문득 예전 선배의 지적이 떠올랐다.

▶ Issue 3 : To Do list의 중요성

집중 투두리스트

중요도에 따라 A, B, C로 나눠서 리스트를 채우고 이를 지워나가는 방식이 일반적이죠. 저도 그렇게 하곤 하는데, 특별히 일이 많은 날, 또는 시간이 별로 없는 날은 ‘집중 To Do List’를 작성합니다.     

‘집중’이라고 해서 뭐 그리 특별한 것은 아니고 개별 Task 옆에 ‘예상 소요 시간’을 기재하는 겁니다. 가능하면 1시간을 넘지 않도록 하여, 10분 단위로 기재합니다.(10분/20분/30분/40분/50분/1시간)     

<예>     

□ 센00닷컴 준비서면 작성 ... 1시간

□ 월간 000 원고 작성 ...30분

□ K사 미팅 대비 제안서 초안 작성 ... 30분

□ 김00변호사와 S사 대응방안 회의 ...20분

□ L사장님께 소송비용 제안서 작성/발송 ... 30분

□ 00회계법인에 의견서 작성 ... 1시간

□ 은행에서 신규통장 만들기 .. 30분     

리스트가 완성되면, 개별 Task를 시작할 때 PC로 Timer를 작동시킵니다(Timer는 Google App 중에 많습니다).  이 방식을 활용하면 Task 별로 정해진 시간 내에 끝내야 한다는 압박감이 있어 시간의 낭비를 크게 줄일 수 있습니다.      정해진 시간 내에 그 Task를 끝내지 못할 경우가 있겠죠. 그 때는 축구경기 90분이 끝난 후 추가시간을 부여하듯 스스로 ‘10분’, ‘20분’을 추가시간으로 부여합니다. 그럼 추가시간 내에는 어떻게든 끝내려고 노력하게 됩니다.     이 방식은 은근히 스트레스를 주기 때문에 자주 활용하지는 않지만, 정말 급한 일들이 산적해 있는데, 만약 오늘을 넘겨 버리면 난감한 일이 발생할 그런 비상시국에는 한번쯤 써볼만 한 방식입니다.     그리고 이런 작업을 통해 개별 Task를 과연 얼마만에 끝낼 수 있는지 가늠해 보는 연습도 할 수 있다는 장점이 있습니다.     

▶ Issue 4 : 모든 일을 프로젝트화하라

스타트업 K사 김대표는 어떻게 시간이 지나가는지 모를 정도로 바쁜 일과를 보낸다. 정말 많은 일들을 동시에 하는 것 같은데, 정리가 안되는 것이 함정이다. 몇 가지 일들은 완전히 용두사미가 돼버린 것도 있다. 멀티태스킹을 즐겨하긴 하는데, 여러 가지 일들이 뒤엉켜 한동안 묻혀버리는 일도 생긴다. 좋은 방법이 없을까?

 

● 인용문

 1) 업무분야에서 괄목할 만한 성과를 이룰 수 있는 가장 좋은 방법은 해야 할 일이 크든 작든 상관없이 독특한 관점으로 접근하는 것이다.

 2) 예를 들어 '일을 한다'고 생각하는 것보다 '프로젝트를 수행한다'고 생각하는 것은 어떨까? 사실 나는 책을 쓰는 일이나 강연, 방송출연, 기획, 그리고 사람을 만나거나 주말을 보내는 등 내가 하는 모든 일을 '프로젝트화' 하는 데 익숙하다.

 3) '일(work)'이란 단어는 부담감, 지겨움, 의무감, 계속성 등 긍정적인 의미보다는 부정적인 의미를 더 많이 담고 있다.

 4) 여러분이 무슨 일을 해야 하든지 그 일을 프로젝트로 탈바꿈시켜보면 어떨까?

 5) 시작과 마무리가 분명한 모든 일을 고유명칭을 가진 '프로젝트'로 만든다. 나는 책을 쓰는 것을 '일'이라 부르지 않는다. '000집필 프로젝트'라는 이름을 분명히 붙이고 시작한다.

 6) 일 대신 프로젝트라는 명칭을 분명히 하는 순간부터 일은 새로운 모습으로 단장된다.

 7) 사고의 변화는 행동의 변화를 낳는다. 일단 일이란 개념을 버리고 프로젝트란 개념으로 이동하는 순간부터 일은 승부욕을 갖고 이겨야 하는 일종의 게임과 같은 것으로 바뀐다.

 - 습관은 배신하지 않는다(공병호 저) 중에서 -

● 조언

이 부분을 읽고 많이 공감했다. 나 역시 여러가지 일들을 "00 case"라고 이름붙여서 관리하고 있기 때문이다. 아무래도 변호사이다 보니 project라는 말보다는 case가 더 친근했기에.

경계가 애매모호한 '일'의 개념이 아니라 '분절(分絶)'된 case로 나눠서 일을 진행하면 훨씬 생동감 있다는 경험을 계속 해오고 있다.

의도적으로 일을 쪼개고 나누어 이를 패키징하자. 그리고 그 프로젝트의 PM(프로젝트 매니저)를 선임한 뒤 일을 위임하자.

회진 시스템 활용

● 상황

박과장은 여러 가지 일들을 동시에 진행할 때 꼭 놓쳐서 나중에 낭패를 보는 일들이 있다. 나름대로 To Do List를 쓴다고 쓰는데, 어떤 일은 아예 생각조차 나지 않아서 To Do List에 이름을 올리기조차 못하는 일이 있다. 좋은 방법이 없을까?

● 조언

예전에 병원에 입원하거나 보호자로서 간호해 볼 때 종합병원의 회진 시스템을 보고는 '참 괜찮다'는 생각을 한 적이 있습니다. 의사는 회진과정을 통해 자신이 현재 관리하고 있는 환자를 매일 돌아보면서 '체크'하죠. 그래서 생각했습니다. 만약 '내 업무'를 저런 식으로 매일같이 한번씩 돌아볼 수만 있다면'놓치고 빠뜨리는 것'을 없앨 수 있다는 생각이 들었습니다. 그래서 저는 제 활동을 모두 적은 한 장의 종이를 항상 휴대합니다. 거기에는 제가 하는 업무적인, 그리고 자기계발적인 활동들(a. 소송사건 b. 자문사건 c. 강의안 준비목록 d. 책 집필 목록 e. 중요인맥)의 리스트를이 모두 기재되어 있습니다.

물론 이 리스트는 엑셀로 정리한 것이므로 몇 일에 한번씩은 업데이트됩니다. 마치 환자가 퇴원과 입원을 거듭하듯이. 매일 한번씩, 아니면 적어도 이틀에 한번씩은 '회진'(전체 리스트를 쭉 보면서 내가 빼먹고 있는 것이 없는지 확인)을 합니다. '플래너'와는 또 다른, 전체 업무의 리스트를 매일같이 파악한다는 점에서 의미가 있습니다. 

▶ Issue 5 : 이메일 유의점

미팅 후 보내는 법

누군가와 중요한 미팅을 하고 난 다음에는 이런 식으로 후속조치를 해 보길 권합니다.

메일을 쓰십시오. 그 메일엔 이런 내용을 담으시길.  

1) 오늘 만나서 반가웠다는 인사말

2) 오늘 논의되었던 내용에 대한 정리(제가 이해한 바로는 아래와 같습니다. 한번 정리해봤는데, 혹시 틀린 부분이 있으면 이사님께서 지적해 주시기 바랍니다)

3) 대화 도중 상대방이 슬쩍 언급했던 개인적인 부분에 대한 코멘트(이사님께서 등산에 관심이 많다고 하셨는데, 국내 등산 정보에 관해서 아주 잘 정리가 된 블로그를 발견했습니다. 참고가 되셨으면 합니다)

저도 다양한 미팅을 하는데, 미팅 후 상대방이 이와 같은 내용의 이메일을 보내오면  '음, 아주 프로페셔널한데...' '아주 detail하군' '인간적인 면도 있구 말야.' 라는 3가지 느낌을 동시에 받습니다.

미팅 그 자체보다 그 후속 단계가 중요합니다. 좋은 관계를 형성하는 데는 그만한 노력이 필요한 법입니다.

● 이메일 예시

김관호 부장님, 오늘 뵈었던 조우성 변호사입니다.  오늘 시간 내 주셔서 전체적인 상황 파악에 많은 도움이 되었습니다. 오늘 나누었던 대화를 잠시 정리해 보았습니다. 

1) 귀사는 저희 법무법인이 제안한 컨설팅 프로젝트에 원칙적으로 관심은 있다.

2) 하지만 귀사의 구체적인 협업 여부에 대해서는 내부적으로 좀 더 많은 논의가 진행되어야 한다.

3) 따라서 다음 주 목, 금요일 정도에 만나서 추가적인 논의를 하길 바라며, 그 전에 소개자료를 좀 더 보내주길 바란다. 

혹시 제가 잘못 이해했거나 빠진 부분이 있으면 지적해 주시길 바랍니다.

모쪼록 김부장님과 이 프로젝트를 같이 할 수 있는 기회가 주어지기를 진심으로 바라는 마음입니다.

또 연락 올리겠습니다.

조우성 변호사 올림

p.s. 아까 대화 중에 부장님께서 요즘 '협상력'에 관심이 많다고 하시던 말씀이 기억납니다. 사실 제가 블로그를 하나 운영하고 있는데, 그곳에 협상 컬럼을 정리해 놓았습니다. 링크를 걸어 드릴테니 한번 보시죠. 

일반론

비즈니스 목적으로 이메일을 주고 받을 때는 몇 가지 주의할 점이 있습니다.

▷ 가능하면 읽기 쉽게 두  줄 쓰고 한 줄 띄우기

▷ㅎㅎ, ^^ 와 같은 이모티콘 넣지 않기

▷ 끝부분에 '000 올림'이라는 문구를 기재하기(상대가 나보다 나이가 많이 어릴 경우는 제외)

샘플을 보여 드리면 더 쉽게 이해하실 수 있을 듯 합니다.

<1안>

김관호 부장님, 오늘 뵈었던 이민호 과장입니다......

오늘 시간 내 주시고 좋은 말씀 들려주셔서.... 감사드립니다......ㅎㅎ

오늘 나누었던 대화를 잠시 정리해 봤는데요.....^^

 

1) 귀사는 저희 회사의 000 프로젝트에 원칙적으로 관심은 있다.....

2) 하지만 귀사의 구체적인 협업 여부에 대해서는 내부적으로 좀 더 많은 논의가 진행되어야 한다.......

3) 따라서 앞으로 2주에 한번씩 실무자간의 미팅을 진행하면서 일의 추이를 지켜본 후에 구체적인 협업을 결정했으면 한다......

 

혹시 제가 잘못 이해했거나 빠진 부분이 있으면 지적해 주시길 바랍니다......^^;

모쪼록 김부장님과 이 프로젝트를 같이 할 수 있는 기회가 주어지기를 진심으로 바라는 마음입니다.....

또 연락 올리겠습니다......

 

이민호 드림

 

문제점 : (1) 불필요한 ....가 많다. (2) 프로페셔널의 분위기가 느껴지지 않는다.

<2안>

김관호 부장님, 오늘 뵈었던 이민호 과장입니다. 오늘 시간 내 주시고 좋은 말씀 들려주셔서 감사드립니다.

오늘 나누었던 대화를 잠시 정리해 보았습니다.

1) 귀사는 저희 회사의 000 프로젝트에 원칙적으로 관심은 있다.

2) 하지만 귀사의 구체적인 협업 여부에 대해서는 내부적으로 좀 더 많은 논의가 진행되어야 한다.

3) 따라서 앞으로 2주에 한번씩 실무자간의 미팅을 진행하면서 일의 추이를 지켜본 후에 구체적인 협업을 결정했으면 한다.

혹시 제가 잘못 이해했거나 빠진 부분이 있으면 지적해 주시길 바랍니다. 모쪼록 김부장님과 이 프로젝트를 같이 할 수 있는 기회가 주어지기를 진심으로 바라는 마음입니다. 또 연락 올리겠습니다.

이민호 올림

문제점 : 줄 띄우기를 하지 않아 읽기가 힘들다.

 

<추천안>

 

김관호 부장님, 오늘 뵈었던 이민호 과장입니다.

오늘 시간 내 주시고 좋은 말씀 들려주셔서 감사드립니다.

 

오늘 나누었던 대화를 다음과 같이 정리해 보았습니다.

 

1) 귀사는 저희 회사의 000 프로젝트에 원칙적으로 관심은 있다.

2) 하지만 귀사의 구체적인 협업 여부에 대해서는 내부적으로 좀 더 많은 논의가 진행되어야 한다.

3) 따라서 앞으로 2주에 한번씩 실무자간의 미팅을 진행하면서 일의 추이를 지켜본 후에 구체적인 협업을 결정했으면 한다.

 

혹시 제가 잘못 이해했거나 빠진 부분이 있으면 지적해 주시길 바랍니다.

모쪼록 김부장님과 이 프로젝트를 같이 할 수 있는 기회가 주어지기를 진심으로 바라는 마음입니다.

 

또 연락 올리겠습니다.

 

이민호 올림

감정드러내지 않기

1. 이메일은 감정을 제대로 전달할 수 없다는 점을 명심하자.

이메일은 의사소통 수단 중에는 아주 불완전하고 형편없는 수단이라는 점을 잊지 말자. 이메일만으로는 (글쓰기의 달인이 아니라면) 내 감정을 충분히 전달하기 어렵다. 

받는 사람의 기분이 위축돼 있다면 발신자가 일반적인 내용을 썼어도 수신자는 이를 공격적으로 받아들일 수 있다.

2. 감정의 명확한 전달을 위해 이메일 앞부분에 전체적인 감정 tone을 알릴 필요가 있다.

상대방이 마음의 준비를 할 수 있도록, 내 감정의 tone을 명시적으로 알리는 것이 좋습니다.

예 1) 마음의 부담을 느끼면서도 솔직한 제 심정을 말씀드리고자 합니다.

예 2) 앞으로의 진행 과정에서 불필요한 오해를 없애기 위해 저희의 요구사항을 정확히 전달하고자 합니다.

예 3) 당황스러운 마음으로 메일을 드립니다.

3. 상대방 스타일에 맞추자.

메일을 주고 받다보면, 상대방 스타일을 파악할 수 있다. 상대방이 용건만 간단히 쓰는 스타일인지, 아니면 다소 장황한 배경설명을 하면서 세세하게 언급하는 스타일인지.

누구나 자기가 익숙한 스타일에 더 친근함을 느낀다. 내용 못지 않게 형식도 중요함을 잊지 말자.

4. 상대방 이메일에 즉각 반응하지 말자.

특히 상대방 이메일에 즉각적으로 감정적인 대응을 할 경우 이는 두고 두고 본인을 힘들게 할 수 있다.

전화통화는 남지 않지만(특별히 상대방이 녹음하지 않는 한), 이메일은 상대방에게 오랫동안 남아 있게 된다. 잊을만 하면 다시금 그 이메일이 상대방을 자극할 수도 있기 때문이다. 

나를 화나게 하는 이메일일수록 최소한 30분 이상의 시간적인 여유를 두고 답장하자. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 말아야 한다. 

5. 상대방의 feed back을 기다린다는 말로 마무리하자.

"너무 제 의견만 말씀드린 것 같습니다. 아무래도 제가 ---한 점이 신경이 쓰여서 그런 것 같습니다. 제가 놓치고 있거나 제가 고려해야 할 사항에 대해서 말씀주시면 참고하고 반영하겠습니다. 편하게 말씀주시기 바랍니다."